Want Excel vraagt veel van de persoon die het bijhoudt. Elke mutatie moet handmatig worden ingevoerd. Elke formule moet kloppen. Elke kolom moet up-to-date zijn. Als dat consequent gebeurt, is er niets aan de hand. Maar als de vaste vrijwilliger er een week tussenuit is, of als er een fout sluipt in een formule die al jaren wordt gebruikt, merkt de kerkenraad dat soms pas veel later.

Daar komt nog iets bij. Excel is een persoonlijk instrument. De opbouw, de structuur, de logica: die zitten in het hoofd van degene die het bestand heeft gemaakt. Voor een opvolger is dat bestand vaak moeilijk te doorgronden. En voor een accountant of kascontrolecommissie is het lastig controleren.

Dat betekent niet dat Excel per definitie de verkeerde keuze is. Maar het is wel de moeite waard om te weten dat er alternatieven zijn die de administratie minder afhankelijk maken van één persoon, en die de controle en verslaggeving een stuk eenvoudiger maken.

Herkent u dit binnen uw gemeente? Neem gerust contact met mij op. Ik vertel u graag wat er mogelijk is.